Варианты отмены командировки в связи с эпидемией коронавируса

Учитывая сложные эпидемиологические условия, связанные с распространением COVID-19, некоторые людей могут столкнуться с необходимостью отмены командировки. В связи с этим многим будет интересно получить подробную информацию относительно того, что делать таком случае и как отменить командировку в связи с пандемией.

Может ли коронавирус стать причиной отмены уже оформленной командировки

Стоит отметить, что причины, которые могут стать основанием для отмены командировки, могут быть самыми разными. Даже если купить квитанцию о проживании в гостинице, бронь можно отменить, основываясь на следующих причинах:

• Болезнь сотрудника;
• Потеря актуальности поездки в командировку;
• Изменение семейных обстоятельств;
• Форс-мажорные обстоятельства, включая забастовки и многое другое.

Примечательно, что отмена командировки, связанной с пандемией коронавируса, зачастую относится к форс-мажорным обстоятельствам. При этом конкретная причина поездки может быть самой разной, начиная от закрытых границ и заканчивая неблагоприятной обстановкой.

Последовательность действий при отмене командировки

Каждому сотруднику следует знать, как действовать правильно и в соответствии с правилами, чтобы отменить поездку. Здесь можно выделить следующие этапы:

1. Оформление приказа об отмене командировки. Если руководитель уже успел оформить приказ о командировке, однако командировочные средства еще не были перечислены, а билет не куплен, достаточно выпустить новый приказ об аннулировании. Такой документ составляется в произвольной форме, но чаще всего на официальном бланке фирмы.
2. Отмена брони. Несмотря на то, что бронь можно отменить, как правило, при этом фирма несет частичные финансовые потери, поскольку компенсационная сумма, затраченная на номер в отеле, а также билеты на самолет или поезд возвращаются не в полной мере. Как правило, срок возврата авиабилетов составляет до 30 календарных дней, а для железнодорожных билетов — порядка 8-10 рабочих дней.
3. Оформление авансового отчета по отмене командировки. Данная официальная бумага дает возможность специалисту отчитаться относительно своих расходов, которые он успел понести в связи с оформлением командировки. Для этого используется форма типа №АО-1, причем документ заполняется после наличия остальных учетных бумаг на руках. Также нужно помнить о том, что официальный отчет сдается не позднее 3-х дней после официального выхода приказа, относительно отмены бизнес-поездки.
4. Бухгалтерские перерасчеты. В некоторых случаях работник, собирающийся в командировку, бронирует отель и билет на транспорт через свою зарплатную карту. В связи с этим, при отмене поездки сотруднику важно отчитаться о фактически понесенных расходах, чтобы предприятие могло компенсировать потраченные денежные средства.
5. В ряде случаев вместо отмены можно просто перенести бизнес-поездку на другую дату, для чего также составляется соответствующий приказ. Можно добавить, что перенос командировки никак не регулируется с точки зрения закона, поэтому обычно документы выдаются на основании приказа, выпускаемого руководителем. Нередко основанием для переноса командировки может также стать служебная записка.

Заключение

Как можно увидеть, с правой точки зрения вполне можно отменить командировку, причем с возможностью компенсации затраченных денежных средств. Единственное, здесь следует как можно раньше оформить возврат билета, поскольку от этого зависит уровень компенсационного возврата.