Проведение претензионной работы

Для совершения гражданских сделок происходит оформление договоров, в которых контрагенты подтверждают свои обязательства. При нарушении условий договора возникают основания для предъявления претензий, начисления штрафных санкций, взыскания задолженности. Все указанные действия входят в понятие претензионной работы.

Содержание статьи

1. Что такое претензионная работа
2. Организация и особенности проведения
3. Нюансы составления претензии
4. Должностные обязанности юриста по претензионной работе

 

Что такое претензионная работа

Под претензионной работой понимаются мероприятия, направленные на надлежащее исполнение договора, его досрочное расторжение, либо привлечение нарушителя к ответственности. Выделим основные направления, которые включает в себя указанная деятельность:

• мониторинг исполнения договорных обязательств — сроков поставки, требований к качеству и количеству продукции, порядку и срокам оплаты;
• проведение примирительных процедур, направленных на устранение нарушений — переговоры, акты сверки взаиморасчетов, соглашения об уступке права требования, дополнительные соглашения;
• направление официальных требований к нарушителю обязательств — составление претензии, расчета задолженности и штрафных санкций, требования о расторжении договора;
• оформление документов для последующего обращения в суд.

Претензионный порядок урегулирования спора является обязательным условием только для некоторых видов правоотношений (например, по делам о защите прав потребителей). Однако при рассмотрении претензий стороны могут избежать длительных тяжб в судебных инстанциях, и сэкономить деньги на судебных расходах.

Организация и особенности проведения

Претензионная работа может проводиться собственной юридической службой предприятия, либо при сопровождении приглашенных специалистов. Поскольку для предъявления судебных требований закон устанавливает сроки исковой давности, от своевременности выявления нарушений и направления документов контрагенту зависит возможность принудительного взыскания задолженности и штрафных санкций.

В рамках претензионной работы выполняются следующие действия:

• по каждому договору определяется состав обязательств, а также сроки их исполнения;
• определяется перечень мероприятий, которые нужно провести при выявлении нарушений — оценить размер ущерба, рассчитать штрафные санкции, составить акт сверки взаиморасчетов и т.д.;
• проводятся действия, направленные на устранение нарушений — вносятся изменения в договор, проводятся переговоры, направляется претензий;
• если нарушение не устранено, претензионные материалы используются для обращения в судебные инстанции.

При оформлении договора стороны могут заранее согласовать все условия направления претензий и их рассмотрения. Это позволит провести все процедуры в максимально сжатые сроки, а также использовать различные формы взаимодействия (обмен письмами, использование средств видеосвязи для переговоров и т.д.).

Нюансы составления претензии

Претензия оформляется в виде письменного документа, в котором отражаются следующие сведения:

• ссылка на действующий договор, а также на состав обязательств сторон;
• указывается конкретный перечень нарушений, которые были допущены при исполнении договора (например, просрочка по оплате поставленного товара);
• приводится перечень требований к нарушителю — исполнение обязательств в определенный срок, расторжение договора, возврат неоплаченного товара, выплата задолженности и штрафных санкций.

К претензии прилагаются документы, подтверждающие допущенное нарушение, а также размер денежных или имущественных требований. Вручение претензионных материалов происходит в порядке, указанном в договоре — путем направления по почте или лично под роспись, по электронной почте и т.д.

Доказательства вручения претензии нужно приложить при последующем обращении в судебные инстанции.

Должностные обязанности юриста по претензионной работе

Если на предприятии создана собственная юридическая служба, обязанности по ведению претензионной работы будут зафиксированы в должностных инструкциях конкретных специалистов. Помимо юристов, к работе с претензиями привлекаются специалисты финансовой службы, бухгалтерии, отдела логистики и иных структурных подразделений. В должностной инструкции нужно учесть следующий комплекс обязанностей:

• ведение реестра договорных обязательств предприятия, а также со стороны контрагентов;
• своевременное составление и направление претензий и сопроводительных документов в адрес нарушителя обязательств;
• взаимный обмен информации о допущенном нарушении с другими отделами, а также руководством предприятия;
• учет направленных и поступивших претензий, их своевременное рассмотрение.

Как правило, на предприятии проводится претензионная работа с целью подготовки документов для последующего обращения в суд.