Хотите, чтобы вам ответили на ваше письмо? Тогда не используйте эти фразы

Электронные письма могут стать находкой для взаимодействия с коллегами и партнерами по работе. Но и в электронной почте таятся определенные опасности, если вы допускаете употребление определенных фраз.

Просмотр писем и ответ на них съедает огромный кусок рабочего времени большинства офисных работников. При этом многие из сообщений могут оказаться скорее раздражающими, нежели полезными. Если вы хотите убедиться, что ваши коллеги не морщатся недовольно, когда видят еще одно ваше письмо, убедитесь, что вы не используете некоторые отталкивающие фразы.

О чем говорит опрос пользователей Google-почты?

Ежегодный опрос пользователей Google-почты охватил более 1000 работников. Им был задан вопрос о том, как они используют электронную почту. В том числе, как часто они проверяют свои почтовые ящики и как относятся к получаемым сообщениям. А также, как они предпочитают взаимодействовать в офисе.

Опрос показал, что участники проводят в среднем 3,1 часа в неделю, отвечая на электронные письма. И некоторые фразы их действительно раздражают.

25 % участников опроса ответили, что их злят слова: «Не уверен, увидели ли вы мое последнее письмо». За этим последовали фразы типа «посмотрите мое последнее сообщение», «касательно нашего последнего разговора» и «есть ли какие-то сдвиги по этому вопросу?».

По-видимому, людям действительно не нравятся электронные письма, которые посылаются вдогонку с целью ускорить события или прощупать почву. Некоторые из других фраз, которые раздражали людей, включали «извините, что еще раз дублирую свой мейл», «пожалуйста, подтвердите получение», «как было сказано ранее», «как обсуждалось» и «на всякий случай повторно прикрепляю документ».

Какие выводы стоит сделать?

Вывод очевиден: получателям не нравятся пассивно-агрессивные повторные и дублирующие сообщения. Особенно если в них есть определенные фразы-триггеры, которые их отталкивают.

 Итак, вам не отвечают на электронные письма? Это потому, что не хотят отвечать, а не потому, что не видят ваше последнее сообщение. Это только подтверждает предыдущий вывод о том, к каким письмам люди относятся неблагожелательно.

Например, специалисты по персоналу, опрошенные сайтом Glassdoor, также включили фразу «касательно моего последнего письма» в качестве примера непрофессионального общения. Они назвали это «пассивно-агрессивной и очень тонко завуалированной попыткой переложить на другого человека ответственность за проект, который застопорился».