Оптимизация бизнес-процессов

---

Каждая компания – это совокупность взаимосвязанных элементов. Если речь идет об управлении даже самой маленькой компании, руководитель всегда должен воспринимать ее как целостную систему. Если же такой подход игнорировать, то компания рискует столкнуться с серьезными проблемами: не удастся достичь запланированных показателей, снизится коэффициент продуктивности труда и так далее. В таком случае руководству компании, необходимо искать проблемы не на верхушке айсберга, а обратить свое внимание на фундамент системы управления.

Бизнес-процесс – это определенная последовательность действий, которые необходимо выполнить для достижения цели. Подробнее о том, что это такое и какими они бывают, вы можете прочитать тут: «Что такое бизнес-процессы компании».

Все процессы, происходящие в компании, не могут существовать сами по себе. Они обязательно должны быть взаимосвязаны. Их «связывание» - это одна из задач оптимизации бизнес-процессов. Еще одна важная её задача – это устранение недостатков в существующих бизнес-процессах и приведение их к максимально идеальному состоянию.

Цели оптимизации бизнес-процессов

При внедрении процесса оптимизации бизнеса, достигаются следующие цели:
• Повышение качества производимых товаров и предоставляемых услуг;
• Достижение полного взаимодействия между всеми подразделениями компании;
• Оптимизирование функциональных видов деятельности: скорость доставки, обслуживания и т.д.;
• Устранение недочетов, ошибок, которые были заложены в первоначальной бизнес-стратегии;
• Снижение расходов компании;
• Достижение намеченных показателей деятельности.

Можно выделить еще одну цель. Она является самой глобальной и не всеми компаниями достигается. Это создание нового, инновационного пути оптимизации бизнес-процессов, который наилучшим образом подойдет для конкретной компании.
Оптимизация бизнес-процессов компании – это не единичное действие. Развивающаяся фирма должна оптимизировать свои бизнес-процессы постоянно. Устранив одни проблемы – у вас неизменно появятся другие. От этого никуда не деться, поэтому работать над оптимизацией нужно перманентно. Иначе компания застрянет на одном месте.

Методы оптимизации бизнес-процессов

Сейчас бизнесмены имеют доступ к большому количеству разработанных методов и технологий оптимизации бизнес-процессов. Наиболее эффективными являются следующие:

SWOT-анализ

Это базовый элемент процесса оптимизации, с которого и нужно его начинать. С помощью SWOT-анализа можно проанализировать четыре главные характеристики компании: её сильные стороны, слабые стороны, угрозы и перспективы. Такой анализ позволит составит некий портрет компании и понять, в каком направлении нужно двигаться дальше для устранения слабых сторон и большего укрепления сильных.

Внутренний PR

Правильное протекание информационных потоков в компании (без искажений, в полном виде) приводит к тому, что сотрудники чувствуют себя одним коллективом. Им не приходится тратить время для того, чтобы узнать достоверную информацию. Чтобы этот информационный процесс протекал правильно, необходимо установить стандартизированную систему информирования сотрудников, избегать исключительно устного или выборочного информирования.

Стандартизация управленческих решений

Этот процесс включает в себя создание определенного алгоритма, в котором будут содержаться пошаговые действия в разнообразных ситуациях. Тут лучше всего использовать подход «от общего – к частному». Метод позволяет оптимально распределить нагрузку на работников, в зависимости от их специализации и квалификации. Также данный способ оптимизации бизнес-процессов наилучшим образом отразится на издержках компании.

Метод пяти категорий вопросов

Очень обширный метод, охватывающий несколько направлений работы компании. Заключается в том, что руководству необходимо дать четкие ответы на вопросы из пяти категорий:

1. Цель. Вопросы: Какова цель деятельности? Зачем нужен тот или иной процесс?
2. Персонал. Вопросы: Кто выполняет ту или иную работу? Если ли у него достаточно навыков, чтобы делать её максимально эффективно? Если нет, то кто мог бы сделать её лучше?
3. Время. Вопросы: Сколько времени нужно для выполнения работы? Является ли этот срок оптимальным? Можно ли сократить время выполнения работы без потери её качества? Если да, то какими способами?
4. Место. Где выполняется данная работа? Где её еще можно делать? Где её можно делать лучше?
5. Методика. Какими способами достигается цель этой работы? Являются ли они эффективными? Можно ли найти более эффективную технологию? Какие именно методы выполнения работы могут применяться еще? Какой из них будет самым лучшим?

Использование этого метода обычно происходит длительное время, так как перед ответами на подобные вопросы необходимо провести доскональный анализ текущего состояния компании и выявить ее возможности.

Реструктуризация процессуальных действий

Этот метод предусматривает исключение тех процедур, при устранении которых не изменится конечная цель. Это может быть излишний контроль над работником или ведение сотен ненужных «бумажек».

Параллельные процессы

Конечно, если все процессы в компании протекают последовательно (каждый последующий процесс начинается только после завершения предыдущего), то управлять такой компанией гораздо проще. Но такой подход забирает у компании массу возможностей. Как минимум, теряется огромное количество времени, за которое компания могла бы уже продвинуться на уровень вверх. Применяя метод параллельных процессов, важно выяснить, какие работы в компании могут выполняться одновременно, после чего наладить их параллельное выполнение. 

Определение ответственности за выполненную работу

Этот метод предусматривает не только стандартизацию выполнения определенных полномочий работником, но и формальное закрепление за ним обязанностей. Данный метод выполняет две важные функции: он не только дает инструкцию к выполнению обязанностей работнику, но и избавляет его от внутренней напряженности по поводу того, каким образом ему следует выполнять этот вид деятельности.

Внедрение точек контроля

Всю деятельность компании можно представить как один процесс, который периодически повторяется. И очень важно контролировать не только результат этого процесса, но и его протекание. Необходимо установить несколько точек контроля, на которых будет проверяться уже пройденный процесс. Если результат одной задачи прошел точку контроля и было выяснено, что он соответствует требованиям, то можно переходить к следующей задаче. Если он не соответствует требованиям, то необходимо вернуться к изначальному состоянию и выполнить его заново (либо подкорректировать, если это возможно).Эффективное использование всех вышеперечисленных методов, естественно, положительно скажется на протекании бизнес-процессов. Но самым важным и первым вопросом в проблеме оптимизации процессов, остается то, каким образом находить пути решения для улучшения деятельности фирмы. Для этого необходимо выделить в компании макро- мезо- и микроуровень.

На макроуровне компании необходимо увидеть на сколько сильна взаимосвязь между ее подразделениями, насколько скоординировано работают эти подразделения между собой. На мезоуровне важно обратить внимание на все процессы по отдельности. Обозначить, насколько каждый из них эффективен, организован и скоординирован. На микроуровне уделяется особое внимание конкретному работнику. Рассматривается, насколько от соответствует занимаемой должности, качественно ли он выполняет свой вид деятельности.

Следует отметить, что оптимизировать бизнес-процессы никогда не поздно. Более того, с данным аспектом нужно действовать проактивным способом, то есть устранять ошибки заранее. Оптимизация малого и среднего бизнеса особенно актуальна, когда увеличивается штат работников и подразделений, появляются новые представительства или филиалы компании. Если наблюдается отсутствие контроля над подчиненными, вследствие чего сильно тормозится работа или ухудшается ее качество, это также повод немедленно начать процесс оптимизации бизнеса.

Естественно, оптимизация бизнес-процессов – это достаточно дорогостоящая процедура. Однако, правильное ее осуществление впоследствии окупит все затраты с лихвой.